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Quando mudar é preciso - 5 perguntas que auxiliam o gestor a decidir pela troca ou não do ERP



Toda organização deve ter sua evolução amparada por uma ESTRATÉGIA. Por isso, PESSOAS, PROCESSOS e TECNOLOGIA são pilares fundamentais no desenvolvimento de qualquer empresa, já que traçam o caminho da evolução:

  • As pessoas precisam estar aptas a executar seu trabalho de acordo com os processos estabelecidos. Quando capacitados e capazes de tomar as decisões certas para atender a estratégia, os funcionários garantem que o ciclo ganhe movimento e que possa ser reavaliado e melhorado sempre que necessário;
  • Com a análise dos processos, é possível determinar o que pode atrapalhar ou auxiliar a estratégia da empresa e, principalmente, qual caminho facilita a troca de informações entre os setores;
  • E a tecnologia, quando está adequada com o momento da organização, funciona como um facilitador inteligente que tem, como prioridade, acelerar e aumentar a segurança e precisão dos processos, que gerarão as informações necessárias para amparar a estratégia.
A mudança do sistema de gestão deve partir de uma visão estratégica da empresa, pois não existe a melhor ou pior tecnologia, e sim a mais adequada ao planejamento, processos e pessoas da organização. Com olhar na estratégia é necessário avaliar se a tecnologia atual é capaz de suportar, no médio e longo prazos, todos os processos necessários para sua execução. Se a resposta for positiva, a substituição não é necessária. Se a tecnologia atual não suportar a demanda, seja de processos ou pessoas, a estratégia pode ser prejudicada ao longo da execução do plano e coloca em risco a competitividade e seu posicionamento de mercado.

Vamos focar nas empresas que têm o crescimento como objetivo. Por exemplo, se a estratégia indica que a meta é crescer 50% nos próximos dois anos através da criação de novas unidades de negócios, da abertura de filiais em outros estados e do aumento da eficiência de vendas, os gestores devem avaliar se a tecnologia irá apoiar as novas atividades que irão ser demandadas, pois deve permitir a visualização e controle de resultados por unidade e filial e a alteração dos processos de vendas para aumentar o fluxo do negócio. Os funcionários devem ser treinados para preencher adequadamente as informações no sistema e podem ser necessárias novas contratações para suportar o novo posicionamento.

Se, em uma mudança estratégica como essa, o ERP não é alterado, a empresa pode ter que aumentar excessivamente o número de funcionários, devido à dificuldade em executar os processos através de uma tecnologia inadequada. Caso não faça novas contratações, os processos podem ser altamente impactados. Como consequência, o sucesso da estratégia será comprometido.

Deve-se sempre olhar para o futuro e avaliar se, no cenário planejado, a tecnologia atual irá continuar sendo adequada e eficiente ou se será necessário executar alterações. Em algumas situações, o ERP pode ser apenas adaptado para atender a demanda que as mudanças estratégicas irão promover (quando a ferramenta possui escalabilidade suficiente); em outros casos, isso não é viável e deve ser substituído. Mas como saber quando deve ser feita a mudança do ERP inteiro ou se ainda é possível dar uma sobrevida ao sistema atual? Elaborei cinco perguntas que podem orientar a tomada dessa decisão.

1. O ERP impedirá transações vitais?
O crescimento da empresa pode deixar as operações diárias mais complexas. A criação de novos processos, controles e departamentos exigem alterações no sistema. O ERP acaba se tornando o cérebro dessas mudanças, pois centraliza as principais operações e informações da empresa, portanto precisa dar conta de todas as novidades. Se um gestor não puder tomar decisões porque o sistema não disponibiliza dados estratégicos ou depende de muitas planilhas e controles manuais, é sinal de que modificações no ERP devem ser consideradas.

Mas várias pequenas modificações podem transformar o sistema de gestão em uma “colcha de retalhos”, formado por vários programas que foram adicionados e integrados ao longo do tempo. Ele não irá, necessariamente, impedir o crescimento da empresa ou a execução de suas estratégias. Mas a má conexão entre os programas pode causar instabilidade no ERP e deixá-lo vulnerável a erros, tanto do ponto de vista tecnológico, quando começam a aparecer os famosos bugs, quanto do ponto de vista dos negócios, já que pode comprometer a qualidade da informação que está no sistema, gerando decisões equivocadas por conta das informações inconsistentes. O novo ERP pode evitar esses erros.

2. A tecnologia está alinhada com a estratégia de crescimento da empresa?
O que mais vemos em veículos que cobrem o mundo empresarial são anúncios de lucros, lançamento de novos produtos e serviços, movimentações entre as empresas, compras, fusões, joint-ventures e fechamento de grandes contratos. Todos nós, gestores, sabemos que esses momentos são complicados, pois exigem muita atenção e dedicação de recursos financeiros e humanos.

Se sua empresa está passando por uma dessas situações, o ERP deve suportar os futuros processos que surgirão no dia-a-dia, para que os erros no meio do caminho sejam mínimos – por isso é importante o investimento na tecnologia. Mas, como disse, a escolha tem que facilitar as mudanças; por exemplo, se os gestores têm planos de abrir capital na bolsa ou buscar investidores, ter um sistema de nível global, que garanta maior compliance, pode ser uma etapa de preparação, trazendo maior segurança e informações precisas aos potenciais futuros investidores.

3. Os processos caberão na tecnologia atual?
Na execução da estratégia, o ERP precisa apoiar todos os novos processos e deve ser sempre o facilitador de troca de informação entre todas as áreas da empresa. Porém, quando o sistema não dá mais conta da demanda, algumas informações começam a ser passadas por fora – e, facilmente, a situação fica fora de controle por conta desse cenário descentralizado. Podem ocorrer perdas de dados que deveriam ficar armazenados e, consequentemente, áreas correlacionadas podem trabalhar com informações erradas, impactando nos processos.

E, na escolha do sistema, a empresa deve optar por fabricantes que investem em atualizações constantes com correções e inovações no sistema. Explico: o desenvolvimento das empresas, movimentações do mercado e a exigência de novas leis fiscais no país demandam novos processos. Por exemplo, por conta de SPED, SPED-Pis/Cofins, IFRS, Nota Fiscal Eletrônica e etc., o fabricante deve desenvolver atualizações e disponibilizá-las o mais rápido possível para que a empresa atualize suas atividades. Essa preocupação evita que multas sejam pagas e que outros prejuízos maiores ocorram por atraso na adequação do sistema.

Alguns fabricantes também desenvolvem inovações no sistema que proporcionam benefícios e diferenciais competitivos para as empresas, como novos módulos e funcionalidades, que podem ser integrados aos processos. É o caso do módulo que controla todos os contratos de venda e locação de propriedades, incluindo criação, atualização, renovação e encerramento de contratos – entre outras coisas, ele evita que o financeiro pague multas por atraso de pagamento das contas dos imóveis. Essas funcionalidades, inclusive, podem impulsionar a empresa a atingir as metas determinadas pela estratégia.

4. Quais os custos e benefícios em manter ou trocar de ERP?
Novos sistemas de gestão podem ter custos altos, pois incluem a compra de licenças e hardware, contratação de empresas de consultoria, treinamentos e disponibilidade de funcionários para atuar no projeto. Mas é importante ressaltar que, muitas vezes, adequar o sistema atual pode sair mais caro que implementar um novo.

A quantidade de modificações necessárias pode significar dinheiro jogado fora, já que o sistema pode não ter escalabilidade suficiente para suportar os novos processos e, em pouco tempo, deverá ser substituído. Os gestores acabam gastando mais e também postergando a solução efetiva dos problemas.

5. As pessoas estão preparadas para a nova tecnologia?
Novo ERP, nova cultura. Fato. Quando um novo sistema é implementado, os processos desenvolvidos pelos funcionários irão sofrer alterações. Por isso, deve-se incluir nos planos o tempo que toda a equipe, incluindo gerentes e diretores, irão dedicar para se adequar aos processos e aprender novas formas de desenvolver seus trabalhos.

É muito importante envolver os usuários e abrir um canal por onde possam passar muitas ideias e informações valiosas, que poderão evitar conflitos desnecessários no período de execução do plano estratégico. Com a conversa direta, aumentam as possibilidades dos funcionários se tornarem verdadeiros defensores do novo sistema – e da nova cultura.

Devo destacar que nenhuma empresa é igual a outra. Cada caso é um caso. Mas esse diagnóstico, feito pelos próprios gestores, é o primeiro passo para essa grande mudança.

Autor: Rodrigo Ricco é CEO da Essence, empresa especializada em Tecnologia e Informação para negócios

Sobre a Essence - Especializada em Tecnologia e Informação para negócios, a Essence e seus mais de 400 profissionais oferecem consultoria e outsourcing com qualidade, conhecimento e criatividade a mais de 50 clientes em toda a América Latina. Combinando metodologias, ferramentas e profissionais certificados, a empresa é focada em soluções corporativas e trabalha com cinco unidades de negócios: Projetos, Sistemas para Gestão, Service Desk, Fábrica de Software e Outsourcing de Profissionais. Localizada em São Paulo, a Essence é parceira SAP.

A Essence usa as metodologias ASAP Focus e utiliza as práticas do PMBOK Guide - Project Management Body of Knowledge. Recebeu 2 prêmios SAP Award of Excellence, além do Strategic Reference Award para SAP Real Estate Management na América Latina concedido na Conferência SAP Latin America & Caribbean Executive Partner Summit 2010. É a 6ª empresa que mais cresce no Brasil segundo pesquisa realizada pela Exame PME e auditada pela Deloitte – 2010. Entre seus clientes estão empresas como Bayer, Comgás, MRV, Cosan, Cyrela, Gafisa, GM, Lojas Marisa, MAC, Novartis, Rossi, Pepsico do Brasil, Tecnisa.

Fonte: BRSA - branding and sales - www.brsa.com.br 
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